이해의 노트 | 업무 자동화 체크리스트
작성일:
업무 이름:

사용 방법
반복 업무 하나를 고른 뒤, 실제 자료 대신 작은 예시 자료로 시험해보세요.
자동화의 목표는 결과를 빨리 만드는 것뿐 아니라, 사람이 결과를 확인하기 쉽게 만드는 것입니다.

1. 반복 업무를 관찰하기
언제 하는 일인가요?:
한 번에 걸리는 시간:       분
일주일에 반복하는 횟수:       회
매주 쓰는 시간:       분 (1회 시간 × 반복 횟수)
현재 작업 순서:
1)
2)
3)
4)
자주 발생하는 실수:
매번 사람의 판단이 필요한 부분:

2. 입력과 출력을 구체적으로 적기
입력 자료의 위치와 파일 형식:
입력 자료의 예시(가상의 데이터 사용):
원하는 결과의 형식:
원하는 결과의 짧은 예시:
지켜야 할 계산/분류/이름 규칙:
자료가 비어 있거나 중복된 경우의 처리:

3. 먼저 자동화할 작은 부분 고르기
[ ] 반복이 잦고 처리 규칙을 설명할 수 있다.
[ ] 결과가 맞는지 비교할 기준이 있다.
[ ] 실패했을 때 되돌리거나 다시 실행할 수 있다.
[ ] 한 번의 시험으로 확인할 수 있을 만큼 범위가 작다.
이번에 자동화할 단계:
사람이 직접 유지할 단계:
예) 출석표를 읽어 안내 문구 초안까지 만들고, 실제 발송은 사람이 확인한다.

4. 자료와 실행 권한 확인하기
[ ] 개인정보와 비공개 업무 자료를 확인했다.
[ ] 연습 자료에서 실제 이름/연락처/식별번호를 제거했다.
[ ] 사용하는 AI 도구에 입력해도 되는 자료인지 확인했다.
[ ] 비밀번호나 API 키를 대화창에 붙여 넣지 않는다.
[ ] 원본 파일을 따로 보관하고 복사본으로 시험한다.
[ ] 메일 발송, 외부 게시, 결제, 대량 삭제 등은 실행 전 사람이 확인한다.
도구가 접근해야 하는 최소 범위:
최종 실행을 승인할 사람:

5. 작은 자료로 시험하기
정상 자료 예시:
빈 값/누락 자료 예시:
중복 자료 예시:
예상과 다른 형식의 자료 예시:

시험 1 | 입력:
기대한 결과:
실제 결과:
차이와 수정할 점:

시험 2 | 입력:
기대한 결과:
실제 결과:
차이와 수정할 점:

[ ] 결과의 건수와 합계를 원본과 비교했다.
[ ] 원본이나 다른 파일을 의도치 않게 바꾸지 않았다.
[ ] 같은 작업을 두 번 실행했을 때 중복이 생기는지 확인했다.
[ ] 실패한 이유를 확인할 수 있는 안내나 기록이 있다.
[ ] 중간에 멈추거나 수동으로 처리할 방법이 있다.

6. 실제로 도움이 되는지 기록하기
자동화 후 준비 시간:       분
실행 시간:       분
결과 확인 시간:       분
수정/재실행 시간:       분
이번에 아낀 시간:       분
예외 처리 때문에 오히려 오래 걸린 부분:
다음 실행 전에 고칠 부분:
계속 사용할지 / 수정할지 / 멈출지:

AI에게 전달할 요청 예시
"아래 반복 업무에서 한 단계만 자동화하고 싶어. 입력과 원하는 출력 예시를 먼저 비교해줘. 원본은 보존하고 복사본으로 시험할 수 있게 해줘. 오류와 중복 처리 방법, 내가 확인해야 하는 지점을 함께 설명해줘. 외부 발송이나 삭제는 내 확인 없이 실행하지 마."

출처: 이해의 노트 /resources
개인 공부와 업무에 맞게 자유롭게 수정해 사용하세요.